第一条 为加强文书档案管理，充分发挥文书档案在协会各项工作中的作用，根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》等有关档案法规，结合协会实际，制定本办法。

　　第二条 文书档案是指协会以及各分支机构在各项活动中直接形成的对协会有保存价值的各种文字、图表等不同形式的文件材料。

　　第三条 建立健全收发文登记、承办和归档工作，保证文件材料的齐全完整与安全，对丢失文件者，视情节依规依法追究其责任。

　　第四条 文件材料归档范围：《中国纺织勘察设计协会文件材料归档范围和保管期限表》附表1。

　　第五条 归档文件材料的整理

　　（一）按归档范围对文件进行整理归档。本协会及上级文件一定要原件。凡以协会名义发文的，必须有正文、发文稿纸及底稿，排列顺序为：正文及附件、发文稿纸、底稿。请示应有批复。有请示无批复的，要注明未批复的原因。

　　（二）归档文件一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册（本）为一件，来文与复文可为一件。

　　（三）归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

　　（四）归档文件按年度进行分类整理。一般文件应以文件签发日期（即落款日期）为准，跨年度形成的文件放在结办年，几份文件为一件时，以装订时排在前面的文件日期为准。

　　（五）归档文件的排列按事由结合时间、重要程度进行。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　（六）归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见附表2）。

　　1. 件号：文件的顺序号。

　　2. 责任者：文件的发文机关或署名者。填写者应使用全称，凡以协会名义形成的文件要填写“中国纺织勘察设计协会”。

　　3. 文号：文件的发文字号。要照实抄录文件制发机关的发文号。

　　4 题名：文件标题。一般应照实抄录，没有标题或标题过于简单不能反映文件的主要内容的，要重新拟制，拟制标题名要加“[ ]”号。

　　5. 日期：文件的形成时间。填写时年月日要齐全。

　　6. 页数：每份归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

　　7 备注：文件需要说明的情况。

　　第七条 归档要求：

　　（一）归档的文件要做到字迹清晰、纸质优良，纸张规格为16开或A4，严禁用圆珠笔或铅笔书写。已破损的文件要及时修补，字迹模糊或易褪变色的文件要复制后归档。

　　（二）归档时，交接双方必须填写“归档文件移交目录单”一式两份，双方各执一份，以备查考，

　　第八条 归档时间：文件材料每年归档一次。每年的上半年各分支机构 将上一年度应归档的文件材料整理好，经秘书处检查后填写移交清单，办理移交手续。

　　第九条 归档份数：一般归档一份，重要的或利用频繁的可酌情增加份数。